在对外交往过程中，无论是出国考察访问，还是接待来访外宾，在会见、座谈、宴会等许多场合都需要双方代表讲话。由于外事活动政治性、敏感性十分强，对讲话者的要求相应较高，只有认真推敲讲话内容和仔细琢磨讲话方式，才能讲得精彩。
　　一是对谁讲。讲话要看对象。首先要知道谁是“听众”，来自哪个国家和地区，从事哪种职业，有些什么经历，宗教信仰如何，生活习惯怎样，有什么兴趣爱好，关注哪方面问题等等。只有把“听众”的有关情况了解清楚，做到心中有数，才能拿捏好讲话的分寸，才不至于无的放失、“对牛弹琴”。
　　二是何时讲。讲话要看时候。时间不同，讲话的内容和用语也会不同。譬如早餐会讲话用语就要与晚宴讲话用语有所区别。早晨说“一年之计在于春，一日之计在于晨”；晚上说“在这个美丽的夜晚，万家灯火，霓虹闪烁”。春天说“春暖花开，春光明媚”；夏天说“赤日炎炎，热情似火”；秋天说“金秋时节，硕果累累”；冬天说“虽然窗外寒风凛凛，但心中充满了温暖”。春夏秋冬和白天晚上，不同时间、地点、空间的用语必须严格区分开来，不能混淆不清、张冠李戴。
　　三是在哪讲。讲话要看场合。在不同的场合要说不同的话，外事活动更是如此。倘若是在正式场合，如双方举行正式会谈，讲话一般都比较严肃、严谨；假若是在非正式场合，如一般性的见面座谈，讲话就可以轻松随意些。不仅如此，场合变了，讲话的风格也应随之改变。譬如，在庆典活动上致辞，要热情洋溢；在葬礼上致辞，就要表现出无比沉痛。否则，牛头不对马嘴，就会闹出笑话甚至造成误会。
　　四是讲什么。讲话要有针对性。在明确了对象、时间和场合，以及外方的兴趣点之后，就要细细斟酌讲话内容，使其具有较强的针对性。这里有两层意思：一是围绕我方要向外方传达的信息来讲；二是围绕外方关心的话题来讲。只有寻找到双方的共同点，彼此才会有共同语言；只有针对外方的兴趣点，才能使对方产生共鸣。说得恰当，就能达到“酒逢知己千杯少”的效果。否则，就会“话不投机半句多”。
　　通常情况下，外国人都想多了解我方一些信息，诸如历史文化、风土人情、经济社会发展现状等。我们不但要做到简明扼要地向外方介绍，而且要做到内外有别，不能把对内的那一套说法照搬到外事场合。例如：在莫斯科举办的一场中国经济社会发展情况介绍会上，中方一市长发言，讲了一大堆国内开会穿衣戴帽的套话，既干干巴巴，又篇幅冗长，听了让人直打瞌睡，不但没有起到良好的对外宣传效果，反而使外国人颇为厌烦。我们不要以为自己清楚的事，别人也都清楚。中国人一听就明白的成语典故，外国人要费很大劲才能弄明白；中国人津津乐道的话题，外国人未必感兴趣。我们洋洋洒洒讲了半天，却货不对版，离题万里，结果可想而知。不光是自己在白费口舌，也是在浪费别人宝贵的时间。
　　五是怎么讲。也就是通过何种方式、语调把想说的话表达清楚，用什么样的语言风格才能引人入胜。实践证明，外事场合讲话一定要用外方容易理解的方式和语言来说，容易被其接受。要尽量少用数字，多用画面；少谈理论，多举例子；少用枯燥的专业术语，多打形象生动的比喻。同时，综合运用PPT、音像等手段，增强直观性，并且要随时注意观察听众的情绪和反应，如果发现对方心不在焉，对话题兴趣不大，就要及时调整。该详细的地方要详细，该简略的内容要简略。总之要切忌繁文缛节、不按惯例和内外不分。
　　六是讲多长。外事场合讲话长短颇有讲究，太短讲不清楚，讲不到位；太长显得啰嗦，让人生厌。应当根据活动的性质或时间限制，掌握好讲话的长短。通常情况下，大会主题发言、对口交流讲话可适当长一些；一般礼节性致辞应短一点，尤其是宴会祝酒辞应该短小精悍、点到即止，切忌长篇大论、拖泥带水。可以设想一下，如果大家都饥肠辘辘的，却要听某人喋喋不休，那肯定是左耳朵进右耳朵出，收不到应有的对外交流效果。
　　总之，外事场合讲话应力求做到紧扣主题、贴近听众、内外有别、简单易懂，最大限度地增强感染力和冲击力，做到入心、入脑，让人反复咀嚼，回味无穷。